Zahlungsausfälle vermeiden: Expertenrat von Lixt AG für Handwerksbetriebe

Entdecken Sie in unserem Experteninterview mit Lixt AG wertvolle Tipps und Strategien für ein effektives Inkasso und Forderungsmanagement.

• Präventive Massnahmen und frühes Eingreifen
• Vorgehen bei ausstehenden Zahlungen
• Inkasso und rechtliche Schritte
• Finanzieller Schutz für Handwerker
• Persönliche Erfahrungen und Empfehlungen

Präventive Massnahmen und frühes Eingreifen

1. Welche präventiven Massnahmen können Handwerker ergreifen, um Zahlungsausfälle von Kunden zu vermeiden?

Lixt: Strukturierte und automatisierte Rechnungs- und Mahnungsprozesse sowie präventive Bonitätschecks im Voraus sind sinnvolle Massnahmen, um die Zahlungsausfälle zu reduzieren. Von grosser Wichtigkeit ist auch der zeitnahe Rechnungsversand. Oft lassen Handwerker zu viel Zeit zwischen der Auftragsausführung und dem Rechnungsversand verstreichen.

2. Welche Rolle spielen Bonitätschecks bei der Vermeidung von Zahlungsausfällen?

Lixt: Bonitätschecks spielen eine zentrale Rolle. Eine Bonitätsauskunft ist eine aktuelle Beurteilung der Zahlungsfähigkeit eines Schuldners. Diese prüft das Zahlungsverhalten einer natürlichen Person oder eines Unternehmens in der Vergangenheit sowie allfällige offene Forderungen und negative Ereignisse wie Inkassomassnahmen. Bei einer schlechten Bonität macht es deshalb zum Beispiel Sinn, die Zahlungsmodalitäten des Auftrags vorgängig anzupassen und den Anteil der Vorauskasse zu erhöhen.

Vorgehen bei ausstehenden Zahlungen

3. Wie sollte ein strukturierter Mahnprozess aufgebaut sein, um effektiv auf unbezahlte Rechnungen zu reagieren?

Lixt: Hier ein Beispiel mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen:

1. Zahlungserinnerung nach 40 Tagen
2. Erste Mahnung nach 60 Tagen
3. Zweite Mahnung nach 75 Tagen
4. Start Inkasso nach 90 Tagen

4. Welche Schritte und Fristen sind bei unbezahlten Rechnungen in der Schweiz besonders zu beachten?

Lixt: Die Schweizerinnen und Schweizer haben sich sehr stark an eine Zahlungsfrist von 30 Tagen gewöhnt. Wählt man eine kürzere Zahlungsfrist, dann hat dies kaum einen Einfluss auf den Zahlungseingang. Wenn man bewirken möchte, dass die Rechnungen früher bezahlt werden, dann erreicht man mit einem Skonto mehr als mit einer verkürzten Zahlungsfrist. Ausserdem wichtig zu wissen: Die Verjährungsfrist für eine Rechnung beträgt in der Schweiz in der Regel fünf Jahre.

5. Was sind die häufigsten Fehler, die Handwerker beim Mahnprozess machen, und wie können diese vermieden werden?

Lixt: Oft startet der Fehler bereits beim zu späten Rechnungsversand. Es ist wichtig, dass der Kunde die Rechnung wenige Tage nach der Ausführung des Auftrags erhält. Ein weiterer Fehler ist ein zu wenig straffer Mahnprozess, wobei zu viele Mahnungen nicht zeitnah versendet werden.

6. Was gilt gesetzlich für Mahnkosten (wie hoch dürfen diese sein) und was für Zahlungsfristen (wie lang müssen diese sein)?

Lixt: Mahnkosten sind nicht gesetzlich geregelt. Es ist jedoch von höchster Wichtigkeit, dass Mahngebühren und Zahlungsfristen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geregelt werden und sich in einem gut begründbaren Rahmen bewegen.

7. Was sollte bereits in der Offerte und/oder Rechnungsstellung berücksichtigt werden, um fristgemässe Zahlungen sicherzustellen?

Lixt: Ein präzises Angebot mit allen obligatorischen Angaben wie Empfänger, Datum, Zahlungsfrist, Produktname, Menge, Preis und so weiter.

8. Welche Rolle kann das Angebot von Skonto bei sofortiger Zahlung spielen, um schnellere Zahlungen zu bewirken?

Lixt: Aus unserer Erfahrung ist das Skonto eine effektive Massnahme, um den Zahlungseingang zu beschleunigen, während Zahlungsfristen unter 30 Tagen ohne Anreiz eines Skontos kaum einen Effekt haben.

Inkasso und rechtliche Schritte

9. Wann ist der richtige Zeitpunkt, um aktiv zu werden und rechtliche Schritte einzuleiten oder externe Hilfe hinzuzuziehen?

Lixt: Wir empfehlen eine externe Hilfe ab der zweiten, spätestens aber der dritten Mahnung, respektive spätestens 90 Tage nach Rechnungsversand.

10. Was ist der Unterschied zwischen Betreibungsamt und Inkassobüro?

Lixt: Im Inkasso unterscheidet man zwischen dem vorrechtlichen und dem rechtlichen Inkasso. Ein Inkassobüro entlastet den Handwerker vom Ärger der unbezahlten Rechnung und versucht in einem ersten Schritt im vorrechtlichen Inkasso, das heisst ohne Miteinbezug eines Betreibungsamtes, eine Lösung mit dem Schuldner zu finden. Viele Fälle können so noch kostengünstig und schnell gelöst werden. Ist dies nicht möglich, übergibt das Inkassobüro den Fall an das zuständige Betreibungsamt, welches dann das rechtliche Inkasso gemäss Gesetzgebung durchführt.

11. Wie geht man am besten mit geschuldeten Beträgen um, die relativ klein sind und wo unter Umständen ein eventuell später erforderlicher Rechtsweg vergleichsweise höhere Kosten verursachen würde?

Lixt: Bei kleinen Beträgen ist ein strukturiertes vorrechtliches Verfahren wichtig. Nach Erhalt der Kunden-Rechnung informieren wir Ihren Kunden, dass wir das Inkasso übernommen haben und bitten den Kunden innert 10 Tagen die Forderung zu begleichen. Wird die Forderung nicht beglichen, senden wir eine zweite Mahnung mit dem Hinweis, dass es zu einer Betreibung kommen kann und weitere Kosten entstehen können. Wenn dann keine Zahlung erfolgt, nehmen wir mit Ihrem Kunden telefonisch Kontakt auf und versuchen eine Zahlungsvereinbarung abzuschliessen. Dieses Vorgehen hat sich bewährt. Wir erzielen eine sehr hohe Erfolgsquote im vorrechtlichen Inkasso.

Finanzieller Schutz für Handwerker

12. Welche Vorteile bietet eine Kreditversicherung für Handwerksbetriebe, und wie kann ein Unternehmen den optimalen Versicherungsschutz bestimmen?

Lixt: Kreditversicherungen dienen zum einen der Prävention und zum anderen einer grösstmöglichen Sicherheit bei Zahlungsausfällen seitens der Kunden. Prävention bedeutet, die Kunden eines Unternehmens bezüglich deren Bonität zu prüfen. Regelmässig ausgeführt, lassen sich potenzielle Zahlungsschwierigkeiten frühzeitig erkennen. Kommt es zu einer Zahlungsverzögerung oder einem kompletten Zahlungsausfall, springt die Kreditversicherung ein. Sie entschädigt die offenen Forderungen bis zu einer individuell festgelegten Höhe. Dies minimiert die für ein Unternehmen ausstehenden Summen enorm.

13. Wie funktioniert das Bauhandwerkerpfandrecht in der Schweiz, und welche Schritte müssen unternommen werden, um dieses Recht geltend zu machen?

Lixt: Mit dem Bauhandwerkerpfandrecht soll verhindert werden, dass ein Bauherr ein Bauwerk erstellen lässt, bei Bauabschluss aber plötzlich zahlungsunfähig wird und die Handwerker zuschauen müssen, wie das Grundstück mitsamt Bauwerk zur Deckung bestehender oder vorrangiger Forderungen verwendet wird. Handwerker müssen das Gericht anrufen und innerhalb von vier Monaten nach Abschluss der Arbeiten das Gesuch zur Eintragung des Pfandrechts in das Grundbuch beantragen.

Persönliche Erfahrungen und Empfehlungen

14. Können Sie ein Beispiel aus Ihrer eigenen Praxis nennen, wo präventive Massnahmen oder ein effektiver Mahnprozess besonders erfolgreich waren?

Lixt: Unsere Kunden haben ihre offenen Rechnungen massiv reduziert, wenn sie im Voraus präventive Checks durchgeführt haben.

15. Welche weiteren Tipps und Empfehlungen haben Sie für Handwerker, die ihre Zahlungsprozesse optimieren möchten?

Lixt: Es ist wichtig, nicht zu lange auf die Zahlungen der Kunden zu warten und sich durch den Schuldner mit leeren Versprechungen immer wieder vertrösten zu lassen. Stattdessen muss so schnell wie möglich mit einem klaren und strukturierten Prozess gehandelt werden. Die Erfahrung zeigt, dass es umso schwieriger ist, das Geld einzutreiben, je älter die Forderung ist.